Schindler Parent > Blog > Recruiting mit HeyJobs: Die automatisierte Personalbeschaffung.
Schindler Parent arbeitet nun schon seit einiger Zeit erfolgreich mit HeyJobs Mithilfe der intelligenten Recruiting-Software lassen sich die Stellenanzeigen unserer Kunden zunehmend zielgruppenspezifischer auf den passenden Kanälen ausspielen. Durch kontinuierliche Datenanalysen wird die Verteilung des Mediabudgets an den Zulauf einzelner Kanäle angepasst. HeyJobs priorisiert die interaktionsstärksten Anzeigen und verschiebt das Budget entsprechend. Das Ergebnis: Ein zielgerichteter Einsatz des Mediaetats für die maximale Ausschöpfung des Bewerbungspotenzials. Optimale Voraussetzungen also für „Marke und Marge“ unserer Kunden.
Aber gehen wir einen Schritt zurück – was ist eigentlich Employer Branding und was hat es mit der Candidate Journey überhaupt sich?
Das Suchen und Finden neuer Mitarbeiter*innen war noch nie eine einfache Aufgabe. Unternehmen aus jeder Branche wünschen sich kompetente Fachkräfte, die verlässlich sind und das bestehende Team optimal ergänzen. Eine Herausforderung, die mit der aktuellen Entwicklung des Arbeitsmarktes zunehmend anspruchsvoller wird: Die fortschreitende Digitalisierung, die geringe Arbeitslosenquote und vor allem der Fachkräftemangel machen die Personalbeschaffung heutzutage hochgradig komplex. Da wird das erfolgreiche Besetzen offener Stellen zu einer echten Herkulesaufgabe. Umso bedeutender sind daher die Methoden und Strategien im Employer Branding und im Bewerbermanagement. Wie überall gilt auch bei der Stellenbesetzung: Moderne Probleme erfordern moderne Lösungen.
Hier kommt die Recruiting-Software von HeyJobs ins Spiel: Als All-in-One-Lösung umfasst die Software jegliche Schritte des Recruiting-Prozesses – vom Erstellen der Stellenanzeigen über das Verwalten und Auswerten der Bewerber-Datenbank bis zur Kommunikation mit Kandidat*innen. Durch den Einsatz diverser Recruiting-Tools lassen sich Abläufe automatisieren und an die spezifischen Anforderungen des Unternehmens anpassen. Der HeyJobs-Algorithmus analysiert, welche Kanäle am meisten Zulauf generieren und führt entsprechende Anpassungen durch. HeyJobs ermöglicht es, auf über 50 Stellenbörsen und Social Media Plattformen gleichzeitig Anzeigen zu schalten. Die eingegangenen Bewerbungen werden nach individuellen Kriterien gefiltert und als digitale Personalakte abgespeichert. Das Ergebnis: eine maximal verlässliche Auswahl an ausschließlich qualifizierten Kandidat*innen – völlig stressfrei und effizient generiert.
Das Recruiting – auch Personalbeschaffung genannt – umfasst sämtliche Schritte, die zwischen einer offenen Stelle und der Einstellung neuer Mitarbeiter*innen liegen. Zuerst müssen passende Stellenanzeigen erstellt werden. Danach gilt es, die richtigen Kanäle zu finden, über die die passenden Kandidat*innen erreicht werden. Um Kontaktaufnahmen zu filtern, müssen Auswahlkriterien und Maßstäbe definiert werden. Die Nutzung eines Bewerbungsportals kann die Vorauswahl erheblich vereinfachen. Zum Schluss tritt das Recruiting-Team in direkten Kontakt mit potenziellen Kandidat*innen und besetzt die Stelle – im besten Fall mit der geeignetsten Person.
Heutzutage findet die Kandidatensuche kaum noch analog statt. Die verschiedenen Formen des elektronischen bzw. online stattfindenden Bewerberkontakts werden E-Recruiting oder Online-Recruiting genannt. Die meisten Arbeitgebenden setzen inzwischen auf den elektronischen Weg – beim Schalten von Anzeigen ebenso wie bei der Auswahl der Bewerbungskanäle. Und das zurecht: Broschüren schön und gut, aber wer wirklich Menschen erreichen will – vor allem die jüngeren Generationen – kommt um Social-Media-Plattformen nicht mehr herum. Daneben sind auch Online-Jobbörsen, Karrierewebseiten und diverse Formen des Mobile Recruiting längst keine Geheimtipps mehr. Vor allem Mobile-App-Anwendungen entpuppen sich als immer erfolgversprechender: Die meisten Kandidat*innen bevorzugen es, sich per Smartphone zu bewerben.
Es lohnt sich also, mit dem Puls der Zeit zu gehen. Doch leichter gesagt als getan: Das immer größer werdende Angebot an sozialen Medien und die damit einhergehenden Datenmengen führen schnell zur Unübersichtlichkeit. Wer damit fertig werden will, braucht das entsprechende Werkzeug – sprich: Softwarelösungen. Wir bei Schindler Parent setzen schon seit Langem auf die Online-Recruiting-Software von HeyJobs.
Die meisten Unternehmen nutzen heutzutage E-Recruiting. Das bedeutet, dass der gesamte Recruiting-Prozess auf elektronischem Wege stattfindet – kurz: Personalbeschaffung, an das digitale Zeitalter angepasst. Es wird nicht bloß die Kontaktaufnahme, sondern der gesamte Recruiting-Prozess digitalisiert – von der Online-Stellenausschreibung bis zur Verwaltung der Bewerberakte. Da ist es nur sinnvoll, auf entsprechende Softwarelösungen zu setzen.
Wie so oft bei Innovationen zeigen sich viele Unternehmer*innen zunächst skeptisch. Fragen, die häufig auftauchen, sind zum Beispiel: „Bringt die Umstellung auf eine Softwarelösung tatsächlich die versprochenen Vorteile mit sich?“, „Wie viel Aufwand ist mit der Umstellung verbunden?“, „Was kostet eine E-Recruiting-Software – lohnt sich das Investment?“. Wir sind der Meinung, dass sich diese Fragen durch die Vorteile, die erwiesenermaßen mit der Umstellung auf eine Recruting Software verbunden sind, erübrigt.
Zunächst sind die Kosten- und Zeitersparnisse zu erwähnen: Das aufwendige und zeitintensive Auswerten und Vergleichen von Bewerbungsunterlagen wird durch E-Recruiting erheblich beschleunigt. Natürlich sind mit der Nutzung einer Recruting Software auch Kosten verbunden – doch im Vergleich zur altherkömmlichen Variante erweist sich die elektronische Lösung als deutlich effizienter. Nicht zuletzt wird auch die „Candidate Experience“ durch automatisierte und digitalisierte Bewerbungsvorgänge verbessert: Von einer optimierten Kontaktaufnahme über schnelle Vorgänge im Bewerbungsmanagement und verlässliche Verhandlungen bis zur qualitativen Einarbeitung ist bei HeyJobs alles darauf ausgelegt, Kandidat*innen stressfrei zu ihrem Traumjob zu bringen.
Ein wichtiger Aspekt in der Personalbeschaffung ist die Zufriedenheit der Mitarbeiter*innen – und zwar schon vor der Einstellung.
Mit Hey Jobs sind Arbeitgebende klar im Vorteil: Die Digitalisierung des Bewerbungsprozesses kommt nämlich auch den Bewerber*innen zugute. Die Candidate Journey beschreibt den gesamten Vorgang, den ein*e Bewerber*in vom ersten Kontakt zum Unternehmen bis zur Einarbeitung und Vernetzung im Unternehmen durchläuft. Sie lässt sich in fünf Abschnitte unterteilen: Im ersten Abschnitt geht es um die Anziehung potenzieller Kandidat*innen durch Außenwerbung, Social Media Postings, Messen und diverse anderen Formen der Ansprache. Darauf folgt die Versorgung mit relevanten Informationen auf Karriereseiten, Unternehmensblogs oder Newslettern. Im dritten Abschnitt dreht sich alles um die Bewerbung: Sollen sich Interessierte über ein Portal bewerben? Sind Assessments angebracht? Über welche Wege werden Bewerbungen angenommen? – Sich auf der Karriereseite per Online-Formular zu bewerben oder eine Job-Anfrage per Mobile App auszufüllen und zu versenden, steigert die Nutzerfreundlichkeit um ein Vielfaches und verringert die Hemmschwelle, eine Bewerbung abzuschicken.
Der nächste Abschnitt beschäftigt sich mit der Auswahl an Kandidat*innen, die am besten für die ausgeschriebene Stelle geeignet sind. Hier folgt direkter Kontakt in Form von Gesprächen und Verhandlungen. Schließlich kommt es zum letzten Abschnitt, dem Onboarding, in dem die nun eingestellte Person eingearbeitet und vernetzt wird. HeyJobs macht die Candidate Journey so angenehm und unkompliziert wie möglich, was für Arbeitssuchende einladend wirkt und Arbeitgebenden eine höhere Trefferquote verspricht.
Die Personalbeschaffung lässt sich in mehrere aufeinanderfolgende Abschnitte zergliedern. Für jeden dieser Abschnitte gibt es ein passendes Recruiting-Tool, das dabei hilft, die bestmöglichen Ergebnisse für die entsprechende Aufgabe zu erzielen. In einer E-Recruiting-Software sind mehrere solcher Tools enthalten und aufeinander abgestimmt. Dazu zählen: Die aktive Ansprache von Kandidat*innen, die Auswahl und Nutzung mehrerer Kanäle gleichzeitig, das Erstellen eines Talentpools, vorgefertigte Textbausteine für Stellenanzeigen und die Karriereseite sowie diverse Tools für das Bewerbermanagement.
Die gezielte Ansprache von Kandidat*innen kann sowohl aktiv als auch passiv erfolgen und bietet sich besonders auf Social-Media-Plattformen an. Direktansprachen sind vor allem nützlich, wenn Stellen schnell besetzt werden müssen – denn mit üblichen Stellenanzeigen sind lange Wartezeiten verbunden. Außerdem ermöglicht das gezielte Ansprechen potenzieller Kandidat*innen ein im Voraus festgelegtes Qualitätslevel, das offene Stellenanzeigen nicht gewährleisten können: Das Unternehmen, das die Stelle ausschreibt, entscheidet, wer für bestimmte Jobs in Frage kommt und geht gezielt auf die Person zu. Arbeitgebende treffen somit bereits eine Vorauswahl bei der Kontaktaufnahme. Das Filtern von Bewerbungsunterlagen fällt weg, wodurch Zeit und Ressourcen gespart werden.
Das Schalten einer Stellenanzeige ist trotzdem – zusätzlich zur Direktansprache – nach wie vor eine gute Idee. Mithilfe passender Tools lässt sie sich besonders ansprechend und professionell gestalten. Hierbei werden Textbausteine und Vorlagen individuell zusammengestellt und anschließend auf SEO-Konformität, Mobilfähigkeit und Social-Media-Kompatibilität geprüft. Dasselbe gilt für die Karriereseite: Aus vorgefertigten Bausteinen und Designvorlagen lassen sich das Erscheinungsbild und die Nutzerfreundlichkeit optimieren. Außerdem sind Landingpages auf bestimmte Berufsbilder anpassbar. Eine Verknüpfung mit Social-Media-Profilen ist stets zu empfehlen.
Per Multiposting-Tool lässt sich die Stellenanzeige dann mit wenigen Klicks auf mehreren Kanälen gleichzeitig schalten. Die Kanäle sind im Voraus bestimmbar – der Algorithmus wertet die Effizienz der einzelnen Plattformen aus und zeigt an, welche Optionen am nachhaltigsten sind.
Die Hauptrolle in der Ausarbeitung eines optimalen Recruiting-Systems spielen Daten – und zwar von den ersten Schritten der Kandidatenansprache bis zur Einarbeitung und Vernetzung der erworbenen Mitarbeiter*innen. Jeder einzelne Schritt des Recruiting-Prozesses bietet ein enormes Informationspotenzial, das zur Effizienzsteigerung der Personalbeschaffung genutzt werden kann. Die erhobenen Daten allein bringen allerdings noch keinen Vorteil. Erst die Datenanalyse führt zu Erkenntnissen, die den Recruiting-Prozess laufend besser machen. Dabei geht es unter anderem um Fragen wie: Wer bewirbt sich? Über welche Kanäle wird das Unternehmen erreicht? Wie erleben Bewerber*innen den Kontakt zu den Recruiting-Teams? Was sind die Erfahrungen im Einarbeitungsprozess? Die Integration von Analytic-Tools in das Recruitment ist deshalb das A und O für die bewerbungsspezifische Datenverwertung. Es lassen sich laufende Entwicklungen des Bewerbungsprozesses in Echtzeit verfolgen. Aspekte wie Budgetverteilung, die Auswahl an Kanälen für Stellenanzeigen oder der Direktzugriff auf potenzielle Kandidat*innen sind mit den entsprechenden Tools jederzeit problemlos umsetzbar. Um einen Zwischenstand festzuhalten, zu vergleichen oder auch zu kommunizieren, sind die Daten stets in verschiedene Dateiformate exportierbar.
Besonders im Bewerbermanagement ist die Auswertung erhobener Daten von großer Bedeutung. Die Sammelstelle relevanter Bewerberdaten nennt sich Talentpool. Ein Talentpool ist eine Datenbank, in der Jobinteressierte abgespeichert werden. Bewerben sich mehrere qualifizierte Personen auf dieselbe Stelle, können diejenigen, die den Job nicht bekommen haben, in den Talentpool aufgenommen werden. Häufig gibt es auch Bewerbungen für Stellen, die gerade nicht frei sind. Durch die Aufnahme in die Datenbank gehen diese Anfragen nicht verloren, sondern bleiben für die Zukunft verfügbar und abrufbar.
Außerdem werden Zielgruppen definierbar durch das Auswerten der Informationen, die Bewerber*innen hinterlegen. Das bringt nachhaltige Vorteile, zum Beispiel für die Konzeption von Stellenanzeigen.
Das Finden passender Kandidat*innen ist der erste wichtige Schritt in der Personalbeschaffung. Wer aber denkt, dass es damit getan ist, hat sich geirrt: Der Kontakt zu Bewerber*innen muss kontinuierlich gepflegt werden, um den Bewerbungsprozess so effektiv wie möglich zu gestalten. Auch nach der Besetzung einer Stelle sind andere, qualifizierte Kandidat*innen noch goldwert: Indem sie in den Talentpool aufgenommen werden, stehen sie bei zukünftigem Fachkräftemangel unmittelbar zur Verfügung. Es reicht aber nicht, Interessierte bloß in einer Datenbank abzuspeichern –Kontakte müssen gepflegt werden, damit Interessierte interessiert bleiben. Im Candidate Relationship Management – kurz: Recruiting-CRM – liegt der Fokus deshalb auf der Pflege und dem Management der Beziehungen zu den Kandidat*innen. Aufgebaute Kontakte werden in das CRM-Tool übertragen lassen sich dort in automatisierte Prozesse wie Newsletter-Abonnements einbinden. Es gibt eine Vielzahl an möglichen Newsletter-Optionen, die ansprechend für Bewerber*innen sind. Dazu zählen neben Dingen wie Weihnachts- und Ostergrüßen auch Informationen über Events, Preisvergaben, Kundenzuwachs, Blog-Artikel, und vieles mehr. Die Hauptsache ist, dass die Kandidat*innen die Arbeitgebermarke nicht aus den Augen verlieren. Zudem helfen datenbezogene CRM-Funktionen dabei, den Überblick über Bewerbungsverläufe, den Talentpool und künftige Besetzungsoptionen zu behalten. Candidate Relationship Management dient in diesem Zuge auch dem Aufbau bzw. der Erhaltung der Arbeitgebermarke. Schließlich soll der Eindruck, den Interessierte von der Marke haben, so positiv wie möglich sein.
Das Bewerbermanagement umfasst mehrere Funktionen im Recruiting-Prozess. Es geht um die Verwaltung von Bewerbungsunterlagen, interne Abstimmungsvorgänge und den Kontakt zu den Bewerber*innen. In der Praxis heißt das zum Beispiel: Stellenanzeigen erstellen, Kanäle auswählen, Newsletter anpassen. Dabei steht die Candidate Experience im Vordergrund. Einer der wichtigsten Aspekte in diesem Kontext ist die Vermeidung langer Wartezeiten: Kandidat*innen, die gezwungen sind, lange auf Rückmeldung zu warten, verlieren schnell das Interesse. Ein Bewerbermanagementsystem hilft dabei, den Prozess zu beschleunigen, indem es mehrere Schritte der Personalbeschaffung zusammenfasst und automatisiert. Die Arbeitgebenden haben darüber hinaus die Möglichkeit, selbstlernende Algorithmen in das System zu implementieren. Diese werten Informationen zu einzelnen Bewerbungen aus und passen die Recruiting-Aufgaben entsprechend an. Gleichzeitig werden wertvolle Daten gesammelt, die den Recruiting-Teams alles Relevante in wenigen Klicks verfügbar machen.
Im Bewerbermanagement wird zudem das Ziel verfolgt, das Arbeitgeberimage zu verbessern. Einen wesentlichen Beitrag dazu liefert bereits die Optimierung des Zeitmanagements: Schnelle und hochqualitative Antworten erwecken einen seriösen und verlässlichen Eindruck vom Unternehmen. Dadurch wird nicht nur die Chance erhöht, dass Bewerber*innen den Job annehmen – die Qualität der Candidate Experience kann sich darüber hinaus durch Empfehlungen herumsprechen und in Rezensionen auftauchen. Ein Bewerbermanagementsystem ist also gleich in mehrfacher Hinsicht von Vorteil für die Arbeitgebenden.
In der Bewerbermanagementsoftware ist alles enthalten, was ein digital angewandtes Bewerbermanagement mitbringen muss. Einzelne Tools wie der Talentpool, Werkzeuge für die Direktansprache und die Textbausteine für Stellenanzeigen sind in der Software komprimiert und aufeinander abgestimmt: Das sorgt so für bestmögliche Ergebnisse im Umgang mit Kandidat*innen und der Verwaltung von Bewerbungen. Die Arbeitgebenden implementieren die HR-Software in ihr digitales Recruitment, um von den Vorteilen der automatisierten Bewerberverwaltung zu profitieren.
Bewerbermanagementsoftwares dienen in erster Linie zur Automatisierung des Personalbeschaffungsprozesses. Aber was heißt das genau? – Bewerbermanagement beginnt bei der Erfassung von Kandidat*innen und endet im besten Fall mit der Einstellung der geeignetsten Bewerber*in. Dabei spielen auch Verwaltungsaufgaben, die Dokumentation von Daten und die Kommunikation mit Kandidat*innen eine entscheidende Rolle. Mit der Software werden manuelle Vorgänge durch automatisierte Prozesse ersetzt. Gleichzeitig werden Datenbanken mit nützlichen Informationen befüllt, was Analysen und die Organisation von Bewerbungsunterlagen ermöglicht. Die Arbeitgebenden behalten stets den Überblick über den Bewerbungsprozess und bauen sich Stück für Stück einen Talentpool auf, durch den sie jederzeit Zugriff auch hochqualifizierte Interessenten haben. Wer schon mit HeyJobs Erfahrungen gemacht hat, weiß, wie schnell sich die Qualität des Bewerbungsprozesses durch die Implementierung entsprechender Tools verbessert.
Die Vorteile, die eine E-Recruiting-Software mitsamt ihren ganzen Tools bringt, dürfen von modernen Arbeitgebenden in der heutigen Zeit nicht mehr übersehen werden. Sowohl das Recruiting-Team als auch die Kandidat*innen profitieren von einem schnellen und effizienten Recruiting-Prozess. Die Zeit und die Ressourcen, die dabei gespart werden, zahlen sich für beide Seiten aus. Die Bewerber*in erhält schnelle Rückmeldung auf einen maximal unkomplizierten Bewerbungsprozess – die Arbeitgebenden sparen kostbare Zeit, die in einen anderen Bereich des Unternehmens investiert werden kann. Gewonnene Daten stehen jederzeit abrufbereit und müssen nicht im Voraus aufwendig ausgewertet werden. Das steigert die Effizienz des gesamten Recruiting-Prozesses und hilft bei der Entscheidungsfindung.
Zum Abschluss noch einmal eine knappe Zusammenfassung der Vorteile, die HeyJobs im Recruiting bringt: Durch die Schaltung von Stellenanzeigen auf über 50 Kanälen gleichzeitig wird die potenzielle Zielgruppe im maximalen Umfang angesprochen. Mithilfe der automatischen Vorqualifizierung und dem selbstlernenden Algorithmen beschränkt sich die Auswahl auf ausschließlich qualifizierte Kandidat*innen. Diese bekommen die Möglichkeit, sich schnell und unkompliziert zu bewerben – Stichwort „Mobile App“. Gleichzeitig sinken die laufenden Kosten: In der Software werden Bewerberdaten analysiert und die Auswahl zunehmend auf die effizientesten Kanäle beschränkt. Schließlich kann das Recruiting-Team im Talentpool die passendsten Bewerbungen einsehen und die Stelle mit höchster Zufriedenheit für alle Beteiligten besetzen.
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